Gestão Documental & Workflow

Os sistemas de Gestão Documental são indispensáveis ao bom funcionamento das organizações, pela sua eficácia na organização de todo o volume de documentos, provenientes do exterior ou internos, assim como na coordenação e controle da informação, contribui para solucionar problemas e melhorar a gestão das organizações.
A implementação de um sistema de Gestão Documental & Workflow é um factor decisivo para o seu negócio, na medida em que permite à empresa gerir toda a informação não estruturada, tendo por base os seguintes conceitos:

Desmaterialização

• Os sistemas de Gestão Documental são indispensáveis ao bom funcionamento das organizações, pela sua eficácia na organização de todo o volume de documentos, provenientes do exterior ou internos, assim como na coordenação e controle da informação, contribui para solucionar problemas e melhorar a gestão das organizações.

Normalização

• De todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.

Indexação

• Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.

Workflow

• Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo, possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.

Pesquisa

• Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.

Redução de Custos

• A redução de custos advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

Fatores Críticos de Sucesso

• Acesso aos documentos em qualquer dispositivo;

• Gestão automática dos documentos através da automatização e uniformização dos processos de trabalho;

• Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;

• Arquivos da organização centralizados, aumentando a eficiência administrativa e processual;

• Rentabiliza o tempo dos seus colaboradores com a rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;

• Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação > documentos e processos;

• Ganhos de eficiência administrativa e processual, com consequente redução de custos operacionais;

• Medição da eficiência dos recursos.